Почему внедрение R_keeper в одних ресторанах проходит быстро, а в других превращается в постоянные переделки

Ресторан готовится к открытию.

Ремонт завершен.
Оборудование закуплено.
Персонал набран.

Начинается внедрение R_keeper.

И вдруг выясняется:

— нет подготовленной сети;
— отсутствуют розетки в рабочих точках;
— не предусмотрены линии связи;
— бухгалтер-калькулятор еще не определен;
— технологические карты не готовы;
— персонал работает каждый по своим правилам.

В результате появляются дополнительные работы, сдвигаются сроки и начинается хаос.

За годы внедрения мы увидели одну закономерность:

Большинство проблем возникает не из-за системы. Причина — неподготовленный ресторан.

Ниже — ключевые моменты, которые желательно подготовить ДО начала внедрения.

1. Инфраструктура должна быть подготовлена заранее

Очень частая ситуация:

ремонт закончен;
стены заштукатурены;
мебель установлена;

и только после этого начинается вопрос:

«Где будет касса?»
«Куда подключать принтер?»
«Где розетка?»
«Как провести сеть?»

После этого начинаются переделки.

До начала внедрения желательно заранее подготовить:

✓ локальную сеть;
✓ точки подключения оборудования;
✓ электрические розетки на каждом рабочем месте;
✓ точки под кассы, принтеры, терминалы и кухонные станции;
✓ серверную точку.

Наш практический совет

Если кабель прокладывается в штрабу и потом закрывается штукатуркой — желательно делать резервную линию.

Основная линия → рабочая.
Дополнительная → резервная.

Мы уже сталкивались с объектами, где после завершения ремонта приходилось вскрывать стены и выполнять дополнительные работы только из-за отсутствия запасной линии.

Особенно это критично для:

— кассовых зон;
— кухни;
— серверных мест;
— удаленных рабочих точек.

Ошибка, обнаруженная до завершения ремонта, обычно исправляется быстро.

Ошибка, выявленная после открытия ресторана, может привести к дополнительным работам, остановке рабочего места и повторным затратам.

2. До внедрения должны быть определены стандарты работы персонала

Очень часто мы видим следующую ситуацию:

кассир работает по одному принципу;
администратор по другому;
кухня по третьему.

Получается ситуация как в известной басне — каждый тянет в свою сторону.

А потом звучит фраза:

«Система не работает».

На практике проблема обычно не в системе.

Проблема — в отсутствии единых правил.

До запуска желательно определить:

— кто принимает заказ;
— кто отвечает за изменение заказа;
— кто проводит списания;
— кто закрывает смены;
— кто отвечает за складской учет;
— кто работает с отчетами.

Также должны быть определены правила работы сотрудников непосредственно в системе R_keeper.

Потому что автоматизация не создает порядок.

Она усиливает уже существующий.

3. Бухгалтер-калькулятор должен быть определен ДО запуска

Это одна из ключевых фигур ресторана.

Очень часто внедрение начинается, а потом выясняется:

«Калькулятора пока нет».
«Еще ищем».
«Потом определимся».

После запуска появляются вопросы:

Кто ведет калькуляции?
Кто отвечает за себестоимость?
Кто контролирует остатки?
Кто проверяет списания?

И проект начинает тормозиться.

По нашему опыту бухгалтер-калькулятор должен участвовать в проекте еще до начала внедрения.

Именно от этой роли часто зависит успешная работа системы после запуска.

4. Технологические и калькуляционные карты должны быть готовы заранее

Еще одна частая ситуация:

оборудование установлено;
кассы готовы;
обучение проведено;

но запуск откладывается.

Причина:

не готовы технологические карты.

До внедрения желательно подготовить:

✓ технологические карты;
✓ калькуляционные карты;
✓ проценты потерь и списания;
✓ нормы обработки;
✓ проверку данных бухгалтером-калькулятором.

Потому что система работает с теми данными, которые в нее загружаются.

Если данные неподготовлены — ошибки автоматически переходят в учет, остатки и себестоимость.

Мы уже сталкивались с ситуациями, когда запуск откладывался не из-за оборудования или системы, а потому что калькуляционный блок начали готовить уже после завершения внедрения.

Как мы подходим к внедрению R_keeper

Наша задача — не просто установить оборудование.

Перед началом проекта мы рекомендуем проводить предварительную оценку готовности ресторана.

Мы вместе проверяем:

✓ инфраструктуру и сеть;
✓ точки подключения;
✓ готовность персонала;
✓ наличие ответственных;
✓ готовность калькуляционного блока;
✓ риски запуска.

Это позволяет уменьшить количество переделок, сократить сроки запуска и избежать проблем уже после открытия ресторана.

Планируете открытие ресторана или внедрение R_keeper?

Мы можем помочь заранее проверить готовность объекта и выявить потенциальные риски еще ДО начала внедрения.

В рамках предварительной оценки проверяются:

— инфраструктура и сеть;
— рабочие точки;
— персонал и процессы;
— калькуляционный блок;
— готовность к запуску.

Чем раньше выявлены проблемы — тем дешевле и быстрее их исправить.

Система автоматизации не исправляет хаос. Она его показывает.

Поэтому успешное внедрение начинается не с установки кассы, а с подготовки ресторана.