Ресторан после POS: куда движется

автоматизация back office

МИР / ТЕХНОЛОГИИ / АНАЛИТИКА BUSOFT

МИР. Автоматизация перемещается с кассы в back office

Долгое время главным объектом автоматизации ресторана была касса. Производители совершенствовали POS-системы, ускоряли работу официантов, добавляли мобильные терминалы, программы лояльности, электронные меню и новые способы оплаты. Но сейчас становится всё заметнее другой технологический сдвиг: автоматизация постепенно перемещается туда, где у ресторанов до сих пор остаётся огромное количество ручной работы — в back office.

Хороший пример этого направления — американская платформа MarginEdge. Компания строит систему вокруг данных, которые ресторан уже производит каждый день: продаж из POS, накладных поставщиков, закупок, складского учёта, рецептур, себестоимости и бухгалтерской информации.

Сегодня MarginEdge работает более чем с 11 000 ресторанов. Система подключается к POS и бухгалтерским платформам, принимает фотографии, электронные документы и EDI-данные поставщиков, обрабатывает накладные, обновляет закупочные цены, рассчитывает себестоимость, анализирует использование продуктов и формирует управленческую информацию для ресторана.

Официальный сайт MarginEdge

На первый взгляд это может показаться просто очередной системой ресторанного учёта. Но принципиально важна сама архитектура: MarginEdge пытается связать в единую цепочку данные, которые традиционно существуют в ресторане отдельно друг от друга.

POS → продажи → накладные → закупки → продукты → себестоимость → бухгалтерия → управленческая аналитика.

И именно эта связка представляет сегодня наибольший интерес.

ТЕХНОЛОГИИ. От оцифровки накладной к управленческому

решению

Возьмём самый простой ресторанный процесс — поступление товара. Поставщик привозит продукты и накладную. В традиционной модели сотрудник ресторана получает документ, проверяет его, а затем значительная часть информации вручную переносится в складскую или бухгалтерскую систему.

MarginEdge предлагает другой подход. Ресторан отправляет фотографию или электронную версию накладной, после чего система превращает документ в структурированные данные. Эти данные уже могут использоваться не только бухгалтерией. Они изменяют закупочную стоимость продуктов, себестоимость рецептур, показатели food cost и управленческую отчётность.

В результате обычная накладная перестаёт быть просто документом, который необходимо занести в программу. Она становится ещё одним источником оперативных данных о состоянии бизнеса.

И здесь появляется следующий уровень автоматизации. Если система постоянно получает информацию о продажах и одновременно знает фактические закупочные цены, рецептуры и движение продуктов, она уже способна не просто хранить историю, а обнаруживать изменения.

Например, система MarginEdge позволяет устанавливать порог изменения цены конкретного продукта и автоматически предупреждать ответственного сотрудника, если стоимость в очередной накладной вышла за установленный диапазон.

То есть ресторанная автоматизация постепенно переходит от принципа «собрать данные» к принципу «обнаружить событие, на которое необходимо обратить внимание».

Следующий этап — прогнозировать то, что произойдёт завтра

Ещё интереснее новый модуль MarginEdge — SmartPrep. Он использует прогноз продаж и операционные данные ресторана для расчёта того, какое количество продукции необходимо подготовить кухне к предстоящей работе.

Система превращает прогноз продаж в ежедневный план заготовок, формирует prep-листы и чек-листы, учитывает текущие остатки подготовленной продукции и показывает сотрудникам, сколько необходимо приготовить. По мере накопления данных SmartPrep начинает самостоятельно рассчитывать необходимые объёмы заготовок.

Как работает SmartPrep

И это уже принципиально другая роль ресторанной информационной системы.

Раньше программа в основном рассказывала владельцу, что произошло вчера. Сколько ресторан продал, сколько продуктов списал, сколько денег заработал и какая получилась себестоимость.

Теперь система постепенно начинает отвечать на вопрос: что необходимо сделать сегодня, исходя из того, что, вероятнее всего, произойдёт завтра?

Именно здесь начинается действительно интересная область применения искусственного интеллекта в ресторанном бизнесе.

AI не отменяет человека

При этом опыт подобных систем показывает важную вещь, о которой значительно реже говорят в рекламных материалах об искусственном интеллекте.

Ресторанные данные далеко не идеальны. Один и тот же продукт у разных поставщиков может называться по-разному. Документы имеют разные форматы. Сотрудники допускают ошибки. Меняются единицы измерения, рецептуры и упаковки. Даже сама MarginEdge предупреждает пользователей своих AI-инструментов, что автоматическое сопоставление необходимо проверять: система выполняет первоначальную обработку, но человек должен убедиться в правильности соответствия товаров, количества и конвертации единиц измерения.

Поэтому наиболее реалистичная модель ресторанного AI сегодня выглядит не как полное исключение человека из процесса, а как разделение работы.

Машина выполняет огромный объём однотипной обработки данных, ищет закономерности и отклонения. Человек вмешивается туда, где системе не хватает уверенности или требуется управленческое решение.

Для ресторанного бизнеса это, возможно, намного важнее обещаний о полностью автономном искусственном интеллекте.

АНАЛИТИКА BUSOFT. Почему эта тенденция

интересна для Узбекистана

Для рынка Узбекистана подобное направление представляет особый интерес потому, что значительная часть необходимой информации в автоматизированных ресторанах уже существует.

R-Keeper знает продажи ресторана. StoreHouse знает склад, продукты, рецептуры и движение товара. Бухгалтерская система располагает финансовой информацией. Система лояльности содержит данные о гостях. Сервисы доставки формируют ещё один массив информации.

Проблема заключается не столько в отсутствии данных, сколько в том, что они находятся в разных системах, а руководитель ресторана вынужден самостоятельно превращать их в управленческое решение.

Поэтому следующим этапом автоматизации может стать слой, который будет находиться над существующими ресторанными системами, не пытаясь заменить их.

Для ресторана на R-Keeper и StoreHouse такой контур потенциально может выглядеть следующим образом:

R-Keeper → StoreHouse → закупки → себестоимость → аналитика → прогноз → предупреждение владельцу.

И здесь открывается очень большая область для локальных разработок.

Представим, что утром собственнику ресторана не нужно самостоятельно открывать пять отчётов. Система уже проанализировала вчерашний день и сообщает ему, что закупочная цена определённого продукта выросла на 12%, food cost одной категории блюд вышел за установленный диапазон, а расход другого ингредиента значительно превышает теоретический расход исходя из продаж.

Вместо ещё одной программы собственник получает несколько конкретных событий, требующих его внимания.

Именно в этом, на наш взгляд, заключается одно из наиболее перспективных направлений развития ресторанной автоматизации.

Не обязательно создавать второй MarginEdge

Для Узбекистана нет необходимости копировать огромную американскую платформу целиком. Более того, подобный путь потребовал бы больших инвестиций и попытки одновременно решить слишком много задач.

Гораздо интереснее начинать с отдельных проблем, эффект от решения которых можно измерить.

Одной такой проблемой может стать автоматическая обработка накладных и передача полученных данных непосредственно в складскую систему. Другой — контроль изменения закупочных цен. Третьей — обнаружение отклонений food cost. Четвёртой — прогнозирование закупок. Пятой — автоматические предупреждения собственнику о необычных событиях в ресторане.

Каждый такой инструмент решает небольшую задачу. Но когда они начинают работать вместе, постепенно возникает совершенно новый уровень автоматизации.

Вывод BUSOFT

Мы считаем, что следующий большой этап автоматизации ресторанов будет связан не с заменой существующих POS-систем искусственным интеллектом.

POS, складские и бухгалтерские системы останутся фундаментом ресторанной IT-инфраструктуры. Но над этим фундаментом постепенно появляется новый интеллектуальный слой, задача которого — соединять данные, обнаруживать отклонения, прогнозировать события и помогать руководителю принимать решения.

Именно поэтому развитие таких платформ, как MarginEdge, интересно наблюдать и рынку Узбекистана.

Последние двадцать лет ресторанная автоматизация училась отвечать собственнику на вопрос:

«Что произошло?»

Следующие годы, вероятно, будут посвящены другому вопросу:

«Что происходит сейчас, что произойдёт дальше и на что мне необходимо обратить внимание?»

И когда информационная система начинает отвечать на этот вопрос, она перестаёт быть просто инструментом учёта.

Она постепенно становится инструментом управления.

BUSOFT — автоматизация ресторанного бизнеса.
Изучаем технологии, которые завтра могут стать стандартом рынка.