Как выбрать систему автоматизации?

Как выбрать систему автоматизации?

«Автоматизировать или не автоматизировать?..» — на этот вопрос отвечают положительно большинство компаний и предприятий, работающих в самых разных отраслях бизнеса. Остается определиться:

Как выбрать систему автоматизации?

Да так, чтобы она сделала работу максимально эффективной? Чтобы интерфейс системы был предельно понятен, а затраты на внедрение были оптимальными? Мы собрали ряд рекомендаций, которые помогут выбрать верный путь в данном направлении. Правильный выбор позволит избежать целого ряда претензий к специалистам, работающим над внедрением, а затем и к самой системе. А значит, сэкономить рабочее время и, в конечном итоге, сохранить средства и увеличить прибыль.

Какое предприятие выигрывает от автоматизации?

Любое! Независимо от его размера, рода деятельности, четкости бизнес-процессов и их структуры. Положительный эффект от внедрения отмечают руководители всех автоматизированных компаний, заводов, магазинов, ресторанов, кафе, складов и т.д. Часто именно автоматизация становится катализатором дальнейшего развития предприятия, поскольку в новых условиях оказываются очевидны процессы, которые нужно реорганизовать или оптимизировать.

Фактор гибкости

Важно, чтобы система автоматизации могла расти и меняться вместе с компанией (магазином, рестораном), постепенно расширяясь и совершенствуя функционал. Ведь выбирается она не на год, а на достаточно долгий срок. Разумеется, для поддержания ее работы необходимы специалисты, которые будут воплощать в жизнь желаемые перемены. Но их услуги окупятся быстро и многократно, поскольку общая эффективность работы предприятия значительно повысится, как и его доходы.

Кому доверить?

Немаловажным условием является профессионализм компании, которая выполняет внедрение системы автоматизации. Как его оценить? Самый простой и надежный способ – изучить портфолио и перечень клиентов, чья работа уже автоматизирована специалистами поставщика IT-услуг. Если в активе компании – множество примеров успешных внедрений в самых разных отраслях, сертификаты и лицензии, а в числе клиентов — солидные и известные заказчики, которые могут дать положительный отзыв о проведенном внедрении, то можно быть уверенным в качестве предоставляемых услуг. И такой компании можно без сомнений доверить важный вопрос автоматизации любого предприятия!

Найти «свою» систему

Чтобы система принесла ожидаемый эффект, она должна соответствовать компании или организации, возможностям и степени развития бизнеса.

Пример неудачной автоматизации: маленькое кафе приобретает дорогостоящую систему, предназначенную для крупных заводов или торговых сетей. Это заведомо и даром выброшенные деньги, поскольку весь мощный функционал такой системы и на половину не будет задействован в небольшом заведении или фирме.

Ключевые параметры, которые необходимо определить перед выбором системы:

  • что конкретно должна делать ваша система автоматизации,
  • какие средства вы готовы потратить на ее приобретение,
  • сроки окупаемости системы,
  • надежность и безопасность,
  • авторитет и опыт компании, которой планируется поручить внедрение,
  • качество сервиса по сопровождению работы системы после установки,
  • возможности масштабирования (доработка системы с учетом роста и развития предприятия),
  • ускорение информационных потоков

Выбирая программный продукт для организации учета на предприятии, обратите внимание на:

  • возможность выгрузки в «1С: Бухгалтерия» и использование данных из типовых конфигураций «1С»,
  • возможность переноса данных из прошлых систем,
  • ведение полной истории работы с документами,
  • учтены ли в системе учета особенности вашей отрасли,
  • интегрируется ли конфигурация с другими системами управления,
  • сдается ли готовая система «под ключ»,
  • безопасность системы.

А теперь к практике!

Представим, что выбирается система автоматизации для ресторана.

Владелец и руководство должны ответить на следующие вопросы:

  1. Какой тип учета будет вестись в ресторане (учет продаж или полный товарно-складской учет).
  2. Будет ли организована дисконтная система.
  3. Какие отчеты и аналитика потребуются.
  4. Каковы требования к фронт-офису (функциональность, удобство интерфейса).
  5. Какое торговое оборудование должно быть подключено.
  6. На какой операционной системе будет работать программа.
  7. Нужен ли модуль, отвечающий за работу с персоналом (учет рабочего времени, расчет заработной платы).
  8. Какие еще возможности системы вы хотели бы видеть реализованными.

И еще несколько факторов успеха автоматизации

Четко поставленные цели автоматизации – это важная часть успеха. Но не менее значительным является внимание, которое будет уделяться внедрению со стороны руководства автоматизируемого предприятия. Чтобы проект был реализован успешно, к этому вопросу следует отнестись с максимальной ответственностью. Только тогда дорогостоящая система после установки будет работать в полную силу и с максимально отдачей.

Обучение сотрудников работе с системой – еще один важный фактор, который должен учитываться на этапе внедрения. Каждый человек, который будет взаимодействовать с системой, должен конкретно знать, как программа решает те или иные его задачи, а также что нужно сделать, чтобы работы работа была выполнена качественно и оперативно.

В этом случае система автоматизации станет не просто показателем престижа компании, а ее «кровеносной системой» — работающим механизмом, приносящим прибыль и повышающим эффективность работы.